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結婚式の二次会の幹事を任された人が一番悩むことといえば「当日の進行スケジュール」ですよね。今や結婚式の二次会は、挙式や披露宴と並ぶほど、結婚式には欠かせない行事となりました。二次会は気心の知れた友達や披露宴に招待することが出来なかった知人を招いて行われるパーティーなので、とてもカジュアルなパーティーです。

しかし、カジュアルなパーティーといっても、二次会を任された幹事たちは、当日に向けての段取りや、当日がスムーズに進行するために必要な準備などに大忙しです。でも、新郎・新婦から幹事を任されるということは、新郎・新婦に信頼されているということなのでとても誇らしいことですよね。そこで今回は、二次会当日の準備や進行のスケジュールなど初めて幹事さんに任せられた人必見の情報をお伝えします。

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二次会を成功させるためには?

今回は「新郎・新婦は大学時代の同級生」「二次会には大学時代の友人を招く」という設定の上で、二次会を成功させるために当日に必要な準備や二次会の進行スケジュールを見ていきましょう。

必要な機材の搬入&搬出

二次会のプログラムの中に「フォトムービー」や「ビデオメッセージ」などを計画している場合は、プロジェクターやスクリーンの準備が必要になります。プロジェクターとスクリーンの位置がずれていると、せっかく準備したフォトムービーやビデオメッセージが上手く見ることが出来ないので、細かく調整するように心がけましょう。

会場の下見の時に、ある程度会場のスタッフの人と打ち合わせしておくとスムーズにいきます。もちろんそれらの機材が正常に作動するかどうかの確認も必須ですよ!

ゲームの備品&景品の搬入

ビンゴ大会やクイズ大会を計画しているのであれば、そのゲームの備品や景品が必要ですね。二次会をスムーズに進行させるためにも事前に用意していた備品や景品を、ゲームの時にすぐ出せるように準備しておきましょう。

受付の設置、受付リストの確認&実施

受付の位置を決める必要があります。会場によっては入り口が狭かったり、参加者が来るタイミングが重なると、受付が混雑してしまいます。混雑を回避するためにも、受付後の参加者の動線を考えて、受付の位置を設定しましょう。また、事前に出欠をとって作成した受付リストの確認をしましょう。当日になり欠席になる人もいるので、欠席の連絡がきていないかを確認する必要があります。

そして、受付開始時間がきたらそのリストをもとに受付を行います。参加者の中には、仕事などの都合で遅れる人がいる場合があります。なので、受付時間が過ぎた後も、受付の近くの席にいるようにしてその都度対応出来るようにしましょう。

会費の徴収&保管

受付の際に一緒に会費を徴収します。徴収した会費は、金庫などにいれて保管しておきましょう。二次会の会場に鍵付きのロッカーなどがあると安心ですね。しかし、お金のことなのでお店側で預かってもらえるケースは少ないでしょう。ですので、二次会の最中は男性ならスーツの内ポケットに入れて身につけておく、女性の場合は会費保管用のバッグを用意して、それを肌身離さず持っておくなどしましょう。

また、会費の徴収の際には、おつりを用意しておく必要があります。おつりもあらかじめ用意して、受付が終わったら、会費と一緒に保管しておくようにしましょう。二次会が始まる前から終わった後まで、しなければいけないことがたくさんあることが分かりますね。

二次会当日の進行スケジュールの一例

18:00開始/3時間以上利用OK(うちパーティー2時間)の場合

時刻内容使用時間
 17:00 幹事集合、準備開始
 17:30開場/受付開始
 17:55開演の挨拶(司会) 5分
 18:00 開演!プロフィール映像後に新郎・新婦入場、挨拶 10分
18:10 ○○さんのスピーチ&乾杯 5分
18:20 歓談&食事① 20分
 18:40 余興(ムービー再生orゲーム)① 20分
 19:00 歓談&食事② 15分
 19:15 余興(ムービー再生orゲーム)② 15分
 19:30 新郎・新婦挨拶、退場 10分
 19:40 参加者撤収(新郎・新婦によるお見送り) 15分
 19:55 機材の撤収準備、会費の清算

上記はほんの一例です。余興の部分でムービー再生の場合はある程度時間の把握が出来ますが、ゲームの場合は時間がどれくらいかかるか把握することが出来ません。余興などたくさん取り入れたいと思いがちですが、そうすると時間オーバーになってしまう可能性があるので、あまり詰め込み過ぎないようにしましょう。

当日の役割分担は?

上記のように二次会当日はたくさん準備があり、かつそれぞれを担当する係が必要になります。

  • 受付係
  • ムービー再生&ゲーム係
  • 会計係
  • BGM担当係
  • 司会係

…などいろいろあります。
兼任できるものは兼任しますが、幹事だけでは全てを行うことは難しいです。その場合は参加者にも当日のお手伝いを事前にお願いしておくと安心です。幹事だからと全てをこなそうとせず、参加者と協力し合いながら準備や二次会当日を進行するのが成功の秘訣と言えるでしょう!

二次会の準備&当日をスムーズに進行させるためのポイント

  • 必要な機材が正常に動くか確認する
  • 設置位置を会場の下見などの時にある程度決めておく
  • ゲームの備品&景品をスムーズに出せる場所を確保しておく
  • 受付の位置、参加者リスト(急な欠席者がないか)を確認する
  • 徴収した会費の保管は厳重に!
  • 進行中にハプニングが起きても参加者に協力してもらいながら臨機応変に!

二次会を成功させるためには、事前の準備も大切ですがやっぱり臨機応変に対応することが大切です。万全に準備していても二次会進行中にハプニングが起きたりする場合があります。でも、ハプニングが起きてもみんなが楽しみ「いい二次会だったね!」と思ってもらえたらその二次会は大成功です!

幹事は事前準備や当日の進行で大変ですが、その分新郎・新婦や参加者が二次会を楽しんでいる姿を見ると、とても達成感が得られるでしょう。ぜひ、二次会をスムーズに進行させるためのポイントを参考にして、二次会を大成功させてくださいね!